Bosquejo del Plan de Negocios

BOSQUEJO: EL PLAN DE NEGOCIO

[THE BUSINESS PLAN]

I. Resumen Ejecutivo

a. Introducción

b. Visión y Misión

c. Cualidades de la Empresa

d. Capital Requerido

II. La Empresa

a. Nombre y Localización de la Empresa

b. Propósito de la Empresa

c. Forma Legal de la Empresa

d. Descripción de la Estructura Organizacional (referir al apéndice)

e. Objetivos de la Empresa

III. El Producto

a. Descripción del producto(s)

b. Diferenciación en el mercado

c. Patentes o Marcas Registradas

IV. Análisis del Mercado

a. Investigación del Mercado

b. Competencia

c. Mercado dirigido

d. Perfil del Cliente

e. Servicios y productos a ofrecer

f. Análisis de Fortalezas y Debilidades (SWOT)

g. Plan de Contingencia (opcional)

V. Mercadeo

a. Estrategias de mercadeo

b. Ventajas de ventas

c. Canales de distribución

d. Políticas de precio

e. Costos de Promociones y mercadeo

f. Impacto ambiental, social

VI. Finanzas

a. Tabla de costo de comienzo (start-up cost) y explicación

b. Ingresos y Gasto proyectados

c. Hoja de Balance (Balance Sheet) proyectado

d. Proyecciones de Ingresos y Gastos

a.) Proyectados a tres años incluyendo supuestos y notas explicativas.

e. Estado de Situación Proyectado

a.) Proyectados a tres años incluyendo supuestos y notas explicativas.

VII. Apéndices

a. Diagrama Organizacional

b. Descripción de las tares de los administradores

c. Resumés de los administradores

d. Quick ratios, Current ratios, ROI (opcional)

e. Otros

VIII. Documentos de Apoyo

a. Cartas de referencias

b. Cartas de intención de hacer negocio con la empresa

c. Ejemplos de materiales de promoción

d. Plano(s) del lugar de trabajo

e. Cotización de equipos

f. Evidencia de mayoría de edad (21 años)

g. Contrato de renta local o carta de intención

h. Certificado de aprobación del curso ó una Certificación de las horas acreditadas

NOTA: LAS PARTES DESTACADAS EN BOLD SON REQUISITOS DEL PROGRAMAS LA LLAVE PARA TU NEGOCIO DE LA COMPAÑÍA DE COMERCIO Y EXPORTACIÓN.

DESCRIPCION DEL PLAN DE NEGOCIOS

1. El Resumen Ejecutivo

Es el último que se escribe y por lo tanto debes dejar espacio para el mismo. La razón por la cuál se escribe al final es porque el Resumen Ejecutivo contiene una síntesis o resumen de casi todas las secciones del resto del Plan de Negocios.

1.1 La Introducción debe describir brevemente el tipo de empresa, el propósito de la empresa, producto principal y otros detalles que el lector debe saber para conocer la empresa en general.

1.2 Se debe incluir la Visión y Misión de la empresa que nos dice el porqué y qué se espera en el futuro de la empresa.

1.3 Las Cualidades de la Empresa es donde debes expresar los puntos positivos que existen en la empresa. Se debe describir brevemente las cualidades de los dueños tales como: experiencias, conocimientos y cualidades académicas, si aplica. Además debe incluir en que se distingue la empresa de la competencia: mejor producto (y porqué), producto innovador, mejor servicio, mejor distribución o disponibilidad del producto y otras cualidades.

1.4 Opcionalmente puedes mencionar en esta sección, El Capital Requerido para la empresa, en forma breve, sin detalles ya que tendrás la oportunidad de ofrecer los mismos en la sección de Finanzas.

2. La Empresa

Es en esta sección ofrecerás detalles sobre la empresa para que el lector (banco, inversionista, etc.) conozca más a fondo la empresa.

2.1 El Nombre y Localización de la empresa son importantes, ya que la empresa adquiere una identidad propia ante las leyes, regulaciones judiciales y regulaciones gubernamentales. La localización debe ser propicia para el negocio, ya que si se entiende que es adversa, puede ser cuestionada por los inversionistas o el banco.

2.2 El Propósito de la Empresa indicará la razón principal del porqué de la existencia de la empresa.

2.3 La Forma Legal de la Empresa describe cuál es el tipo de empresa que será o fue incorporada ante el gobierno de Puerto Rico o en Estados Unidos si fuese el caso.

2.4 La Descripción de la Estructura Organizacional u organigrama indicará como estará organizada administrativamente la empresa. Es una forma de describir en texto y en diagrama las funciones y responsabilidades de la gerencia, supervisores y empleados clericales.

2.5 Los Objetivos de la Empresa describirán cómo la empresa llevará a cabo su Misión y Visión.

3. El Producto / servicios

En esta sección describirás el producto o línea de productos y los servicios asociados.

3.1. Describe el producto y las características del mismo, debes ser breve, pero claro.

3.2. Describe que diferencia tiene tu producto de la competencia. Entre estas puedes destacar el precio, cuan innovador es, características distintas, accesorios adicionales o distintos.

3.3. Menciona si algunos de estos productos tienen patentes o marcas registradas.

4. Análisis del Mercado

Es muy importante que el futuro empresario conozca la competencia, no solamente para saber si competirá en costos y cualidades del producto o servicio sino que, el banco o agencia financiera quiere saber si estas consciente de la importancia y efectos que puede tener la competencia sobre tu empresa.

4.1 La Investigación del Mercado: son aquellos datos sobre la competencia que te rodea. Busca las fuentes de información, tales como el periódico, revistas, radio, opúsculos (brochures), entrevistas y otros medios. En esta sección ofrecerás información sobre qué fuentes utilizaste para tu investigación. Recuerda, es la competencia que está cerca de tu futuro negocio, digamos dentro del pueblo donde establecerás la empresa. A menos que la empresa vaya a ser internacional de inmediato, no es necesario mencionar la competencia fuera del ambiente que te rodea.

4.2 La Competencia: es la sección donde describirás brevemente quiénes son la competencia, su localización y sus productos. Describirás qué similitud tienen ellos con tu producto o servicio.

4.3 El Mercado Dirigido: será aquel grupo al que vas a ofrecer tu producto o servicio. El mercado puede ser dividido en diferentes tipos y debes conocer a quién vas a dirigir la mayor atención en tu publicidad. Veamos algunos ejemplos de mercado dirigido:

· Población de edad avanzada que puede ser subdividido en masculino y femenino

· Población de edad media subdividido en masculino y femenino

· Población de jóvenes: masculino y femenino

· Población de niños: masculino y femenino

· Población estudiantes de escuela intermedia y superior

· Población estudiantes de universidad

· Población trabajadores clase media

· Otros

4.4 El Perfil del Cliente: es donde vas a describir los gustos, preferencias y comportamiento del cliente específico al cuál quieres dirigir tu mercadeo. Un ejemplo del mismo es: jóvenes entre las edades de 17 a 25 años, que gustan vestir pantalones anchos y suéter de colores pasteles y precios dirigidos a la población de la clase media. No obstante, hay que tomar en cuenta que si el producto es general para un público en general, entonces así mismo lo redactarías en el perfil del cliente.

4.5 Los Servicios y Productos a Ofrecer: describirás en detalle el producto y servicios que vas a ofrecer. Debes describir:

· Cuál es el producto o productos.

· Cualidades del producto.

· Si el precio es competitivo o menor que la competencia.

· Qué diferencia (si alguna) hay entre tu producto y el de la competencia.

· Si tienes presencia en Internet, donde ofreces información sobre tus productos.

· Los servicios que ofreces junto al producto tales como: garantía y mantenimiento.

· Si tienes Servicio al Cliente a través de teléfono, fax, correo electrónico y otros.

· Si tienes un técnico o especialista que ayude en la instalación del producto.

· Otras descripciones que ayuden a entender y conocer mejor el producto o servicio que ofreces.

4.6 El Análisis de Fortalezas-Debilidades-Oportunidades y Amenazas (SWOT) es importante porque el mismo determina si tienes conocimiento sobre los riesgos que encontrarás en el mercado y los riesgos que enfrentarás dentro de la empresa. SWOT, por sus siglas en inglés significa Strength-Weekness-Opportunity-Thread que puede ser traducido como Fortalezas-Debilidades-Oportunidades y Amenazas.

El Análisis de SWOT esta dividido en dos (2) partes con 2 subdivisiones cada uno que son:

· Factores Internos de la Empresa – son dos (2) factores internos de la empresa donde reconocemos nuestras fortalezas como grupo además de nuestras debilidades. Al reconocer las fortalezas y debilidades, nos da la oportunidad de reconocer las ventajas que podemos tener en relación a la competencia y a su vez, conocer qué cosas tenemos que mejorar para fortalecer aquellas áreas donde podemos fallar. Casi todas las empresas deben reconocer que tienen debilidades y fortalezas. Reconocer las mismas es una ventaja enorme en la planificación de la empresa.

o Fortalezas: son aquellos factores que la empresa tiene y que ayudan positivamente a la empresa en sus operaciones diarias. Algunos de estos son:

§ Personal con conocimientos especiales o destrezas no comunes.

§ Equipos o instrumentos que facilitan una labor y que otras empresas tienen en menor calidad o cantidad.

§ Un producto o servicio único o innovador.

§ Patente(s) o marcas exclusivas.

o Debilidades: son aquellos factores que se reconocen y que afectan en forma negativa la empresa. Es una ventaja administrativa reconocer estos factores porque ayudan a planificar objetivos para disminuir o eliminar estos elementos adversos a la empresa. Algunos ejemplos son:

§ Falta de algún personal con conocimientos y experiencia en finanzas.

§ Falta de un técnico de mantenimiento para los equipos electromecánicos.

§ Mejorar los equipos de lavado y secado.

§ Falta de talleres de Recursos Humanos para el personal profesional.

§ Mejorar los procesos de inspección.

§ Falta de más computadoras para el personal clerical.

§ Mi producto es nuevo, se necesita un mercadeo fuerte y un especialista en mercadeo el cuál no tengo al momento.

· Factores Externos de la Empresa - son aquellos factores que el futuro empresario reconoce que son de beneficio o adversos a sus operaciones, a estos se les conoce como: Oportunidades y Amenazas. Hay elementos del ambiente externo que pueden ser perjudiciales para el negocio, y a su vez, pueden existir ventajas dentro del ambiente externo que le puede ser de gran beneficio. Para tener una idea más clara, veamos algunos ejemplos:

o Oportunidades: son factores ambientales, industriales o situaciones que la empresa puede aprovechar positivamente para beneficio de la compañía. Algunos ejemplos son:

§ Suplidores de mi producto cerca de la empresa.

§ La empresa está situada en una zona densamente poblada.

§ Existen varios estacionamientos privados cerca de la empresa.

§ Existe una escuela cerca de mi negocio de efectos escolares.

§ Mi distribuidor maneja el 50% de la promoción de mi producto.

§ Mi producto es reconocido nacionalmente, no necesito mercadeo agresivo.

§ Mi distribuidor distribuye varios productos, puedo mercadear productos similares y no necesariamente uno o dos.

o Amenazas: son factores externos que afectan adversamente el funcionamiento de tu empresa. Reconocer las mismas provee al futuro empresario planificar sus estrategias positivas para contrarrestar los efectos de las amenazas. Para entender las mismas, vamos a nombrar algunas amenazas del ambiente que pueden afectar negativamente las funciones de una empresa:

§ Un competidor con producto o servicio similar, está ubicado a menos de una (1) milla de mi empresa.

§ Mi producto es afectado por ciertas regulaciones del gobierno.

§ La economía del país está un poco baja, no se esperan muchas ventas al momento.

§ Una nueva legislación puede afectar la forma de hacer negocio.

De una manera sencilla, puedes redactar el análisis de SWOT describiendo lo que a tu mejor entender son las fortalezas y debilidades, separándoles por los títulos que hemos mencionado arriba. No tiene que ser tan específico, lo más importante es que reconoces aquellos factores que pueden afectar, sea positivamente o negativamente la empresa.

4.7 El Plan de Contingencia puede ser opcional dentro del Plan de Negocios, es aquel donde se planifica el proceso de qué vamos hacer en caso de una emergencia. Muchas entidades gubernamentales y empresas grandes poseen un Plan de Contingencia. Actualmente es una tendencia de que las empresas medianas y pequeñas (PYMES) hagan su Plan de Contingencia.

Veamos algunos ejemplos de aquellos elementos que pueden afectar una empresa y que sin un Plan de Contingencia, la empresa perdería tiempo valioso en recobrar sus operaciones normales:

· Desastres naturales tales como tormentas, inundaciones.

· Desastres tecnológicos como: víruses, “hackers”, equipos que se dañan.

· Equipos dañados por apagones eléctricos.

· Actos de sabotaje, internos o externos.

· Fuegos, temblores de tierra.

· Una epidemia de influenza que afecta una gran cantidad de empleados.

· Huelgas de empleados.

· Otros desastres naturales o producidos por el hombre.

Quiero hacer la salvedad que existen dos términos muy parecidos y que algunas veces son usados como uno sólo. El Plan de Contingencia (Contingency Planning) y Recuperación de Desastre (Disaster Recovery) son términos que pueden ser usados en forma igual, pero la realidad es que son distintos al momento de ocurrir algún problema.

El Plan de Contingencia es aquel proceso de planificación, incluyendo un manual, que abarca todo el plan empresarial tomando en cuenta todo el riesgo que la compañía puede ver como costoso o arriesgado, si ocurriera el mismo. El Plan de Contingencia puede ser dividido por departamentos, cada uno describiendo las posibles ocurrencias o incidentes y las acciones a tomar. Con el fin de seguir operando la empresa mientras se recupera de algún desastre.

La Recuperación de Desastre son los pasos a seguir durante el momento en que ocurre el problema o desastre. Por lo tanto, dentro del Plan de Contingencia deben estar las acciones a tomar para disminuir o eliminar las causas y efecto del incidente, como por ejemplo: Qué equipos desconectar, a quién comunico el incidente inmediatamente después de ocurrir el mismo, a que otras personas comunico el incidente, qué puertas cierro o dejo abiertas, además de otros detalles.

Dentro del Plan de Negocios se incluye sólo un resumen del Plan de Contingencia. El mismo debe ser sencillo y describir lo siguiente:

Contenido del Plan de Contingencia

1. La razón del Plan de Contingencia.

2. Describir qué hacer en varias situaciones que pueden afectar las operaciones normales de la empresa en términos generales.

3. A qué personas hay que comunicar el incidente al ocurrir.

4. Algunos ejemplos son:

a. Cómo salir del edificio en caso de un temblor o tormenta.

b. Qué puertas abrir o cerrar.

c. Qué equipos apagar o prender en caso de utilizar una planta eléctrica.

d. Qué agencias de emergencias hay que llamar.

e. Teléfonos del personal gerencial, agencias de emergencias, familiares del personal, etc.

Recuerda, agencias aseguradoras, gubernamentales y otras pueden exigir un Plan de Contingencia antes de ofrecer o emitir un servicio o licencia.

5. El Plan de Mercadeo

El Plan de Mercadeo ofrece dirección y organización a la empresa para que el producto sea reconocido por los clientes a los cuales se dirige la promoción.

El Mercadeo es uno de los elementos más importantes de la empresa, es a través del mismo que se planifica cómo la empresa va a promocionar su producto y servicio. Un producto bien promocionado puede atraer la clientela necesaria para beneficiar la empresa. A su vez, una promoción equivocada, puede ser la diferencia entre competir en el mercado o dejar de existir.

En esta sección vas a describir los elementos más importantes de cómo vas a promocionar tu producto y a su vez, demostrar la calidad y diferencias del mismo versus la competencia.

5.1 Estrategias del Mercado: En esta sección describirás las estrategias que usarás para mercadear y promocionar tu producto. Claro está, debes conocer todas las cualidades del producto para así saber cómo ofrecer la mejor promoción. En forma sencilla y clara, define lo siguiente:

a. Describe qué producto(s) vas a mercadear.

b. Qué medios de comunicación voy a usar para promover mi producto.

1. Periódicos

2. Radio

3. Televisión

4. Hojas sueltas

5. Telemercadeo

6. Uso de exhibidores en actividades

7. Tarjetas de presentación u otros

c. Describe brevemente que tipo de itinerario vas a usar para la promoción: diario, semanal, mensual, anual, por temporada o variado de acuerdo a las ventas u otros factores.

5.2 Ventajas del Mercado y el Producto: Describe aquellos elementos que distinguen tu producto tales como:

a. Precios competitivos o menores a la competencia.

b. Si tienes mejores rasgos o características comparado con la competencia.

c. Si posees mejores garantías que la competencia.

d. Otras ventajas que puede tener tu producto sobre la competencia.

5.3 Canales de Distribución: Describe cómo vas a llevar tu producto a la clientela. No olvides mencionar porqué prefieres los canales de distribución que has escogido. Algunas de las formas en que puedes llevar tu producto al mercado son:

a. Venta directa al cliente a través de tu propia tienda.

b. Uso de algún distribuidor.

c. Uso de la presencia y venta en Internet.

d. Uso de vendedores independientes.

e. Otros canales de distribución incluyendo una combinación de las mencionadas arriba.

5.4 Políticas de Precio: Es importante competir en el mercado para que tu producto o servicio tenga éxito, la política de precio determinará si el producto se mantiene en el mercado. Un precio alto, no competitivo, creará una barrera entre tu negocio y tus clientes. Describe aquí brevemente sobre tus políticas de precio, cómo comparan con tu competencia y si ofreces algo adicional por el mismo precio competitivo.

5.5 Costos de Promoción y Mercadeo: Junto a una explicación corta, incluirás en esta sección una tabla de gastos que esperas tener en las actividades de promoción del negocio. Posiblemente tendrás que hacer unas cuantas llamadas telefónicas o visitas personales a los medios de comunicación, agencias de publicidad e imprentas para tener estos costos.

Puedes hacer una descripción corta sobre las gestiones que hiciste para conseguir estos costos y hacer una referencia a algún apéndice donde ubicarás la tabla de costos. No olvides incluir el total de estos costos en la sección de Finanzas.

5.6 Impacto Ambiental: Aquí describirás el impacto que se espera en el ambiente donde establecerás tu empresa, puede ser el pueblo o la comunidad cercana al negocio. Debes hacerte las siguientes preguntas que te ayudarán a redactar esta sección:

a. ¿Es mi producto el único en la comunidad inmediata o pueblo (ambiente inmediato)?

b. ¿Son pocos los que ofrecen un producto similar en mi ambiente inmediato?

c. ¿Mi ambiente inmediato tiene la clientela a la cual mi producto va dirigido?

d. ¿Tengo mejores precios que la competencia cercana?

e. ¿Estoy en una localización que le facilita a la clientela adquirir mi producto?

6. Finanzas

Tal como mencionamos anteriormente, todo futuro empresario debe conocer los costos de comienzo (start-up cost) del negocio lo más cerca posible de la realidad. Debes incluir como mínimo las siguientes tablas con sus respectivas explicaciones:

6.1 Tabla de los costos de comienzo y su explicación durante un (1) año:

a. Equipos

b. Materiales de oficina

c. Costos fijos: renta, utilidades, teléfono, agua

d. Costos misceláneos

e. Salarios y compensaciones

f. Gastos de mercadeo

g. Gastos legales de incorporación y otras consultorías

6.2 Incluir el total de costos de mercadeo (de la sección del Plan de Mercadeo).

6.3 Una proyección de Ingresos y Gastos (primeros 3 años).

6.4 Hoja de Balance proyectado (primeros 3 años).

6.5 Un análisis de Punto de Equilibrio o mejor conocido en Inglés por “Break-Even Analysis”.

La ayuda de una persona con conocimientos en contabilidad o finanzas puede ser conveniente para el análisis y presentación de estas proyecciones.

7. Apéndices

En los Apéndices, se debe incluir todo documento importante tales como diagramas y tablas de referencias. Veamos algunos de los ejemplos:

7.1 Diagrama Organizacional

7.2 Descripción de las tareas de los administradores

7.3 Resumes de los administradores

7.4 Cómputos de “Quick Ratio” proyectado y “Current Ratio”

proyectado

7.5 Otros

8. Documentos de Apoyo

En esta sección incluirás aquellos documentos que sirven de apoyo o explicación a los apéndices y otras secciones del Plan de Negocios. Algunos ejemplos son:

8.1 Cartas de Referencias.

8.2 Cartas de Intención de hacer Negocio.

8.3 Ejemplos de materiales de promoción.

8.4 Plano del lugar de trabajo (si ya lo tienes) o concepción artística de cómo se vería el mismo.

8.5 Cotizaciones de equipos.

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